Урок 20
Текстовые документы и текстовые процессоры

Представление видеоинформации в компьютере

Изучив эту тему, вы узнаете:

- особенности основных видов текстовых документов;
- назначение аппаратного и программного обеспечения процесса подготовки текстовых документов;
- особенности интерфейса среды текстового процессора Word 2003.

Сферы использования текстовых документов

Исторически наиболее ранними сферами использования текстовых документов являются литературное творчество и делопроизводство.

К первым документам литературного творчества относятся библия и летописи. Первыми документами делопроизводства являлись грамоты (царские указы, посылаемые через приказы на места), наказы (указания царя воеводам и другим местным начальникам), приговоры, челобитные (обращения граждан), памяти (записки по делу между подьячими из разных приказов), отписки (доклады, поступающие в приказы с мест). Из перечня документов видно, что делопроизводство касалось в основном государственных и гражданских дел.

Составлялись документы на дорогостоящем пергаменте — специально выделанной бараньей, козьей или телячьей коже. Специально обученные писцы каллиграфическим почерком записывали текст. Для письма использовали гусиные перья. Потерявшие силу документы счищались с пергамента, после чего он снова использовался. С X века пергамент стал вытесняться бумагой. Химический состав бумаги и чернил обеспечил большую долговечность текстов, поэтому до наших дней дошло множество документов того времени. Многие документы делопроизводства еще в XX веке составлялись в рукописном виде.

С изобретением книгопечатания появилась возможность печатать наиболее значимые тексты (в основном религиозные книги) с целью их повсеместного распространения. В изготовлении документа принимали участие люди разных профессий. Автор готовил рукописный вариант текста. Процесс этот сопровождался многократным переписыванием фрагментов текста, горами испорченной бумаги. Затем в типографии наборщики набирали текст, помещая литеры «буковка за буковкой» на специальные наборные доски. С этих досок типографский аппарат тиражировал текст.

В конце XX века основным инструментом подготовки текстовых документов стал компьютер. При этом возможно применение различных технологий, выбор которых определяется видом и сложностью текстового документа. Так, например, при создании литературного произведения автор подготавливает рукопись на компьютере — набирает и редактирует текст. После сдачи в издательство осуществляется компьютерная верстка материала — пред- печатная подготовка документа. Затем изготавливаются пленки, скоторых в типографии производится печать всего тиража книги.

Любой человек в своей профессиональной деятельности сталкивается с необходимостью подготовки текстовых документов. Это могут быть очень короткие или очень большие документы.

Можно выделить четыре основных направления использования текстовых документов и, соответственно, четыре вида текстовых документов: художественный текст, научный текст, деловой документ и рекламный документ.

В сфере литературного творчества заняты люди самых разнообразных профессий: писатели, поэты, критики, журналисты, переводчики. Литературные тексты могут быть объемными (романы, повести, биографические произведения, литературные исследования), а могут иметь малые формы (статьи, стихи, очерки, заметки).

Откройте любую художественную книгу. Вы увидите, что литературное произведение имеет, как правило, очень простое оформление. Текст набран одинаковым удобочитаемым шрифтом, выделен заголовок, большие тексты иногда разбиты на главы. Для хорошего восприятия текста используется выравнивание строк по ширине листа. Существуют определенные требования к размеру шрифта и количеству строк на странице. В литературном произведении иногда используются иллюстрации, выполненные художником. Газетные статьи иногда сопровождаются фотографиями. Особое место среди художественной литературы занимают детские книжки, где много ярких красивых иллюстраций, сопровождающих текст.

Другая область использования текстовых документов имеет глубокие исторические корни — это делопроизводство, где деловые документы играют главную роль. Делопроизводство является составной частью практически любой другой сферы деятельности человека. В любом учреждении (на производственном предприятии, в образовательном учреждении, государственном учреждении, в общественной организации) обязательно осуществляется документооборот — процесс подготовки документов, необходимых для отражения состояния дел и управления производственным процессом. Приказы, распоряжения, инструкции, письма, справки, акты — все это разнообразные виды документов, отражающих те или иные факты деятельности предприятия. Каждый документ имеет свое назначение и форму представления информации. Разработаны правила составления деловых документов, которые обязательны для выполнения. Эти правила регламентируются государственными и отраслевыми стандартами.

Еще одна сфера использования текстовых документов — это научная литература. Результаты научных исследований публикуются в научных монографиях, отчетах, статьях. К научной литературе относятся также учебники, в которых изложены основные достижения науки в той или иной области. Научные тексты по способам оформления существенно отличаются и от художественных текстов, и от деловых документов. Ярким примером тому служат ваши школьные учебники. Текст разбивается на главы, параграфы, пункты. Это необходимо для выделения определенных логических единиц текста. В тексте повсеместно используется различное начертание для выделения терминов, определений, теорем и других фактов, на которые следует обратить особое внимание. Для лучшего понимания излагаемого материала дополнительно к тексту используются различные графические обозначения: формулы, схемы, чертежи, графики, диаграммы, поясняющие рисунки, а также фотографии.

Обучаясь в школе, каждый из вас не только имеет дело с учебниками, как примерами научного текста, но и сам готовит научные работы. Простейшим примером научного текста является реферат, который наверняка приходилось готовить каждому школьнику. Таким образом, уже со школьного возраста вы сталкиваетесь с необходимостью уметь набирать и оформлять текст. Далее, в случае поступления в институт, вам предстоит выпол- нятъ курсовые работы, написать дипломную работу. Навыки по подготовке текстовых документов, полученные еще в школе, пригодятся и в дальнейшей жизни.

Еще одна отрасль, использующая текстовые документы, — это рекламная деятельность. Уже давно проверено, что хорошо составленная и оформленная рекламная листовка или буклет является критерием успешного развития бизнеса. За сравнительно недолгий период зарождения и развития рекламной деятельности в мире уже сформировались определенные правила составления рекламных документов. Стиль изложения информации и способы их оформления существенно отличаются от тех, что используются в перечисленных выше видах текстовых документов.

В большинстве случаев создание текстового документа предполагает его дальнейшую печать и преобразование в бумажный вид. Различается только количество копий. Это может быть единичный экземпляр, несколько копий или тираж (свыше 100 экземпляров).

Для подготовки текстовых документов, которые необходимо тиражировать, используют настольные издательские системы. Название «настольная издательская система» берет начало от английского термина desktop publishing. В широком смысле слова этот термин означает совокупность аппаратных и программных средств, предназначенных для создания образца печатной продукции, готового для тиражирования.

Первые настольные издательские системы на основе персональных компьютеров появились в 1980-х годах, когда фирма Apple Computer разработала первый лазерный принтер с высоким качеством печати. Именно появление этих принтеров стало стимулом к быстрому развитию аппаратных и программных средств, способных обеспечить издательский процесс. Появление персональных компьютеров и настольных издательских систем позволило перенести основные этапы подготовки печатного издания из типографии на обычный рабочий стол и сократить время на подготовку печатного издания.

Аппаратное и программное обеспечение процесса обработки текста

Процесс подготовки печатного издания включает в себя следующие этапы: набор, редактирование, корректирование текста, подготовка иллюстраций, разработка дизайна издания. Для осуществления этих задач необходимо наличие двух технических уровней поддержки процесса — аппаратного (hardware) и программного (software).

Аппаратный уровень поддержки издательского процесса включает в себя набор устройств, необходимых для ввода, хранения, обработки информации и вывода ее на печать. Для ввода текстовой информации используется клавиатура. Она преобразует сигнал, полученный нажатием клавиши, в двоичный код соответствующего символа клавиатуры. Для ввода текстовой и графической информации с бумажного носителя используется сканер. Он преобразует луч, отраженный от сканируемого участка поверхности, в двоичный код и таким образом формирует графическое изображение. Специальная программа позволяет распознать графический образ текста и преобразовать его в текстовый формат. Для ввода цифровых графических изображений используются также цифровой фотоаппарат и цифровой планшет. Кроме этого используются источники готовых графических изображений. Это, во-первых, библиотеки графических файлов на компакт-дисках и, во-вторых, многочисленные коллекции изображений, которые можно найти в Интернете.

Для хранения и обработки информации используются современные мощные компьютеры. Основные ресурсы используются при этом не столько для обработки текстовой информации, сколько для подготовки графики.

К устройствам вывода относятся мониторы, принтеры и фотонаборные аппараты. Монитор — важнейшее устройство отображения информации на этапе подготовки печатного издания. На мониторе можно увидеть страницы текстового документа в режиме предварительного просмотра.

Для удобной работы желательно использовать мониторы размером экрана не менее 17 дюймов.

Принтер используется для получения «твердой» (бумажной) копии электронного документа.

Если документ предназначен для тиражирования, то используется фотонаборный аппарат.

Программный уровень поддержки издательского процесса включает совокупность программ, необходимых для подготовки документа. В зависимости от назначения документа и сложности его структуры можно использовать разные программные среды. Набор текста можно выполнить в среде самого простого текстового редактора, иллюстрации подготовить в среде графические среды. Большинство текстовых документов являются составными, то есть содержат встроенные объекты, созданные в других программных средах. Основной средой подготовки текстовых документов является текстовый процессор или издательская система, где осуществляется верстка текстового документа: разбиение на страницы, стилевое форматирование, дизайн, внедрение объектов из других сред.

Одной из самых распространенных сред для подготовки текстовых документов является текстовый процессор Microsoft Word. Эта среда с одинаковым успехом может использоваться для подготовки и литературного произведения, и делового документа, и научного текста, и рекламного буклета. Наибольший выигрыш во времени и качестве подготовки документа дают разнообразные возможности автоматизации работы, предусмотренные в среде Word 2003. Эти возможности реализуются благодаря тому, что среда умеет распознавать определенные информационные объекты — текст, рисунки, таблицы и т. п. — и применять к ним разнообразные компьютерные инструменты.

В издательствах для подготовки книг к тиражированию используются более мощные программные системы: Adobe PageMaker, QuarkXpress, Microsoft Publisher и др.

Большинство сред подготовки текстовых документов используют технологию WYSIWYG (What You See Is What You Get — «что вижу, то и получаю»). Это означает, что пользователь имеет возможность осуществлять визуальный контроль расположения материала на странице, а информация на мониторе отображается так же, как она будет располагаться в напечатанном виде.

Другой подход к созданию текстовых документов использует специальная среда для форматирования научных текстов — LaTex. В ней форматирование текста осуществляется символами разметки, наподобие языка гипертекстовой разметки HTML. Окончательный вариант расположения информации в документе можно увидеть только после компиляции документа.

Интерфейс среды текстового процессора Word 2003

Текстовый процессор Word 2003 является очередной версией сред этого семейства. Каждая версия содержит новые возможности, направленные на повышение удобства работы пользователя и внедрение новых развивающихся информационных технологий обработки текста. Одно из* направлений улучшения среды — это разработка новых средств автоматизации работы с документом.

Стандартное окно среды текстового процессора Word 2003 представлено на рис. 2.1. Рассмотрим основные элементы пользовательского интерфейса.

Рис. 2.1. Окно среды Word 2003

Строка меню содержит заголовки скрытых меню, в которых расположены команды работы с документом. Большинство заголовков меню имеют стандартизированные названия для всех сред в составе пакета Microsoft Office: Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Окно, Справка. Команды этих меню для разных сред тоже в основном повторяются, хотя некоторые команды являются специфическими для той или иной среды.

Удобным элементом интерфейса являются панели инструментов. Они содержат кнопки, раскрывающиеся списки и другие инструменты, которые дублируют некоторые команды меню. Использование кнопок ускоряет работу пользователя.

В среде используется несколько панелей инструментов. Весь список можно просмотреть в меню Вид ► Панели инструментов. Некоторые панели автоматически открываются при работе с определенным объектом. При запуске среды по умолчанию открываются панели Стандартная и Форматирование. На панели Стандартная расположены наиболее часто используемые команды из меню Файл, Правка, Вид, Вставка, Сервис, Справка. На панели Форматирование — элементы, дублирующие команды из меню Формат. Выделенные кнопки на панели инструментов означают, что в данном месте текстового документа применена команда кнопки.

Очень часто среда располагает первоначально эти панели на одной горизонтальной полосе. Это неудобно, потому что видна только часть элементов панели. Удобнее расположить панели друг под другом. Для этого надо навести указатель мыши на левую границу панели (рис. 2.2) так, чтобы курсор принял вид четырехсторонней стрелки, захватить панель и сместить ее вниз.

Рис. 2.2. Перемещение панели инструментов

Среда запоминает сделанные настройки интерфейса, и в дальнейшем при запуске они будут сохраняться.

В среде Word 2003 при первом запуске открывается также область задач (см. рис. 2.1). Она содержит дополнительные панели задач, а именно Приступая к работе, Справка, Коллекция клипов, Создание документа, Буфер обмена и др. Эти панели содержат не кнопки, а команды-гиперссылки. Как видно из названий панелей, они призваны облегчить работу пользователя при выполнении определенных задач. Например, панель Приступая к работе предлагает открыть недавно открывавшийся документ из приведенного списка или создать новый документ, а также содержит строку поиска информации из встроенной справки.

Область задач занимает довольно большую часть экрана (хотя ее можно и уменьшить), поэтому во время работы с документом лучше ее закрыть. При выполнении определенных действий область задач будет открываться автоматически, а вручную ее можно открыть из меню Вид.

Некоторые панели области задач мы обсудим позже.

Основную часть окна занимает рабочий лист, на котором набирается текст. Любой текст является информационным объектом, состоящим из совокупности символов. Из символов составляются слова, слова располагаются по строкам, образуя абзацы и страницы. Все эти объекты имеют свои параметры и для них используются соответствующие технологические приемы форматирования. При подготовке текста очень важно понимать, с каким объектом вы работаете и какие параметры имеет этот объект. Тогда можно более продуктивно использовать приемы автоматизации подготовки документа.

Сверху и слева от рабочего листа располагаются горизонтальная и вертикальная линейки, по которым можно просмотреть размеры листа и границы печатной области.

Снизу рабочего листа располагается строка со справочной информацией. В частности, на этой строке во время работы над документом отображается общее количество страниц в документе в данный момент, номер страницы, на которой в текущий момент располагается курсор, номер строки и номер позиции символа в строке.

Объекты текстового документа

Файлы, создаваемые в среде текстового процессора Word, называют текстовыми документами. Очень часто фрагменты документа, состоящие из букв, цифр и символов, мы называем обобщенным словом «текст». Но с точки зрения подготовки компьютерного документа текст нельзя назвать информационным объектом, так как в нем нельзя выделить набор параметров, присущих любому фрагменту из символов. Однако в тексте можно выделить отдельные информационные объекты, которые характеризуются своим набором параметров, — это символы, абзацы и списки. Компьютерная среда Word «умеет» распознавать эти объекты и изменять их параметры.

Текстовый документ, создаваемый в среде Word, — это не только текст. В общем случае составной информационный объект, в котором можно выделить множество разнообразных простейших информационных объектов. Каждый информационный объект имеет свои свойства (рис. 2.3). При подготовке текстового документа очень важно четко понимать, с каким объектом вы работаете и какие параметры имеет этот объект.

Текстовый процессор Word обладает широким спектром инструментов для создания собственных информационных объектов. Кроме этого, среда позволяет внедрить в документ объекты, созданные в других средах: графические изображения, формулы, таблицы Excel, поля из базы данных и даже звуковые файлы. При изучении среды Word в 8 классе вы уже работали с символами, абзацами, списками, рисунками и таблицами. В этой главе мы рассмотрим некоторые новые возможности работы с этими объектами.

Рис. 2.3. Объекты текстового документа

Контрольные вопросы и задания

Задания

1. Найдите в периодической печати образцы рекламных документов. Выделите основные признаки рекламного документа. Обоснуйте эти признаки, ссылаясь на образцы документов.

2. Составьте классификационную схему аппаратного обеспечения процесса подготовки текстовых документов по образцу, представленному на рисунке.

3. Составьте классификационную схему программного обеспечения процесса подготовки текстовых документов.

4. Сравните интерфейс программных сред Excel и Word. Составьте таблицы «Общие элементы интерфейса программных сред Excel и Word» и «Отличия интерфейса программных сред Excel и Word» по образцу, приведенному ниже.

Отличия интерфейса программных сред Excel и Word

Контрольные вопросы

1. В каких областях деятельности используются текстовые документы? Приведите примеры.

2. В чем отличие рекламного текста от научного? Приведите примеры.

3. В чем отличие литературного текста от рекламного? Приведите примеры.

4. В чем отличие литературного текста от делового? Приведите примеры.

5. В чем отличие литературного текста от научного? Приведите примеры.

6. Какие функции выполняет аппаратное обеспечение процесса подготовки текста?

7. В чем состоит назначение программного обеспечения процесса подготовки текста?

8. Какие основные структурные блоки составляют интерфейс среды текстового процессора Word 2003?