Урок 27
Практикум
Изменение структуры текстового документа
Изучив эту тему, вы узнаете:
- какие форматы бумаги используют для печати текстовых документов;
- какие выделяют структурные элементы документа;
- как устанавливать параметры страницы;
- как и зачем разбивать документ на разделы;
- какая связь между многоколоночным текстом и понятием раздела документа;
- зачем нужны колонтитулы;
- какие бывают виды колонтитулов.
Форматы бумаги для печати документов
Предполагается, что документ, изготовленный в среде текстового процессора, должен быть напечатан на листах бумаги определенного размера (формата).
Все служебные документы оформляются на бумаге стандартных форматов. ГОСТом установлены основные форматы потребительских бумаг. Для их измерения принята метрическая система. Площадь самого большого формата (АО) равна квадратному метру, а его стороны составляют 0,841 м и 1,189 м. Каждый следующий формат получается из предыдущего делением пополам большей стороны (табл. 2.3).
Большие форматы бумаги используются для изготовления чертежей, рекламных постеров.
Текстовые документы оформляются в основном на бумаге формата А4 и А5, а некоторые документы, содержащие таблицы, графики, схемы, — на бумаге формата A3. При выборе формата бумаги следует ориентироваться на печатающее устройство. Так, лист формата А4 и меньше может быть распечатан на любом принтере, а формат A3 поддерживается только специальными модификациями принтеров, как правило, очень дорогими.
Таблица 2.3. Основные форматы бумаги
Страница
Основными структурными элементами (объектами) текстового документа являются страницы, разделы и колонтитулы. Страница — это часть текста, размещаемая на одном листе бумаги установленного формата. Страница имеет набор параметров. При создании нового документа значения параметров по умолчанию для всех страниц одинаковые.
Параметры страницы можно посмотреть и изменить командой Файл ► Параметры страницы. Диалоговое окно Параметры страницы (рис. 2.22) имеет три вкладки: Поля, Размер бумаги и Источник бумаги.
Формат бумаги устанавливается на вкладке Размер бумаги.
Рис. 2.22. Параметры страницы
Поля — это область по краям листа бумаги, на которой, как правило, информация не размещается. Основное информационное наполнение документа располагается в области печати, ограниченной полями страницы. Однако некоторые элементы документа, например верхние и нижние колонтитулы, могут располагаться на полях.
При установке размеров полей прежде всего необходимо определить, односторонняя или двухтороння печать будет использоваться. При оформлении докладов, рефератов, отчетов используется односторонняя печать. Такая страница называется обычной. В этом случае различают верхнее, нижнее, левое и правое поля.
При подготовке печатных изданий (книги, брошюры, журналы) используется двусторонняя печать. В этих случаях на странице устанавливаются зеркальные поля, что позволяет различать четные и нечетные страницы. На развороте книги поля левой (четной) страницы являются зеркальным отражением полей правой (нечетной) страницы. На таких страницах различают верхнее, нижнее, внутреннее и наружное поля.
Кроме собственно полей на листе выделяют дополнительное пространство для переплета. Это место, по которому предполагается скреплять листы при односторонней или двусторонней печати. Так, например, листы реферата можно скрепить слева или сверху. В любом случае листы скрепляются так, чтобы их было удобно перелистывать и читать. Существуют папки с механизмом для сшивания листов слева. Они используются для оформления отчетов, курсовых работ и т. п.
Для переплета устанавливается положение и размер поля. При установке зеркальных полей пространство для переплета автоматически добавляется ко внутреннему полю, так как в книгах переплет традиционно располагается слева.
В среде Word 2003 можно установить специальный вид документа — брошюра. В этом случае предполагается, что многостраничный документ (книга) будет сшиваться из маленьких книжечек с одинаковым количеством страниц — 8,16 и т. д. Если документ небольшой, то можно включить в брошюру все страницы. Для такого типа документа четыре страницы печатаются на одном листе формата А4, и он сгибается посередине. Для страниц автоматически устанавливаются зеркальные поля.
Если вы предполагаете создавать документ в виде книжки формата А5, то можно установить формат бумаги А4, а вид полей — 2 страницы на листе. В этом случае на одном листе с каждой стороны можно напечатать по две страницы, а потом согнуть листы посередине и собрать книжку. Однако в этом случае при печати придется следить за правильным расположением номеров страниц на листе.
Существует несколько рекомендаций по установке полей. Многолетним опытом книгопечатания было установлено, что правильно подобранные поля снижают нагрузку на зрение и облегчают восприятие информации. Выработаны определенные соотношения между величиной полей. Самым маленьким устанавливают поле около переплета, то есть левое или внутреннее. Несколько большим должно быть верхнее поле. Следующее по величине — правое поле, и самое большое — нижнее.
Такие соотношения объясняются особенностями человеческого восприятия. Глаз видит середину вертикальной линии несколько выше, чем она расположена на самом деле, поэтому середина текста на странице должна быть несколько выше середины листа. На развороте книги внутренние поля двух страниц сливаются в одно большое поле, из чего следует, что для улучшения восприятия текст следует несколько сдвинуть внутрь.
Иногда в учебных изданиях и руководствах специально оставляют справа большое поле, чтобы можно было делать пометки на полях.
Установка полей выполняется на вкладке Поля диалогового окна Параметры страницы. Прежде чем устанавливать размеры полей, надо выбрать вид полей (обычный, зеркальные поля, две страницы на листе, брошюра) и ориентацию страницы. Только после этого следует установить размеры полей и переплета.
Значения полей страницы можно также установить по линейке. Для этого надо захватить мышью границу между белой и серой областью и переместить.
На вкладке Источник бумаги можно установить вертикальное выравнивание для страницы: по верхнему краю, по центру, по нижнему краю. Так, выравнивание по центру можно установить для частично заполненных страниц. Выравнивание по высоте распределяет текст на целиком заполненной странице таким образом, чтобы границы нижнего и верхнего поля были точными согласно установке.
При работе с многостраничным текстом иногда требуется, чтобы некоторая его часть всегда начиналась с новой страницы.
Тогда перед этим текстом устанавливают разрыв страницы (команда меню Вставка ► Разрыв, установить переключатель в положение Начать новую страницу). В этом случае в текст вставляется непечатаемый символ «разрыв страницы». Его можно увидеть, включив режим отображения непечатаемых символов. Он выглядит как пунктирная линия с надписью Разрыв страницы.
Разрыв страницы может быть вставлен в конце последнего абзаца или в пустом абзаце. Независимо от того, сколько строк занято на текущей странице, следующий текст будет начинаться с новой. Новая страница будет иметь такие же значения параметров, что и предыдущая.
Задание 2.19. Установка параметров страницы
Создайте несколько макетов документов с разными параметрами страниц.
Технология работы
1. Создайте новый документ и сохраните его с именем Макет 1.
2. Выполните команду Файл ► Параметры страницы.
3. В диалоговом окне Параметры страницы на вкладке Размер бумаги установите формат бумаги — А4.
4. На вкладке Поля установите вид страницы — обычный, значения полей: верхнее — 1,5 см, нижнее — 2 см, левое — 2 см, правое — 1 см. Закройте диалоговое окно.
5. В окне документа найдите, как отображаются установки полей на горизонтальной и вертикальной линейках. Определите по линейке ширину строки документа.
6. С помощью команды Вставка ► Разрыв ► Начать новую страницу создайте в документе 10 пустых страниц.
7. Включите режим отображения непечатаемых символов. Найдите символы «разрыв страницы». Сохраните сделанные установки в документе.
8. Измените установки свойств страницы: вид страницы — зеркальные поля, значения полей: верхнее — 1,5 см, нижнее — 2 см, внутри — 1,5 см, снаружи — 3,5 см.
9. В окне документа посмотрите, как отображаются установки полей четных и нечетных страниц. Сохраните документ с новым именем Макет 2.
10. Измените установки свойств страницы: вид страницы — 2 страницы на листе, ориентация — альбомная, значения полей: верхнее — 1,5 см, нижнее — 1,5 см, внутри — 1 см, снаружи — 1,8 см, переплет — 0,2 см.
11. В окне документа посмотрите, как отображаются установки полей четных и нечетных страниц. Какова ширина строки в таком документе?
12. Сохраните документ с новым именем Макет 3.
Раздел документа
Иногда при работе над документом требуется изменить параметры отдельных страниц или даже частей страниц. В этом случае необходимо разбить документ на разделы. Раздел — это часть текстового документа, для которой установлены свои значения параметров страницы.
Новый документ по умолчанию имеет один раздел. Чтобы добавить в документ новый раздел, надо вставить непечатаемый символ «разрыв раздела» командой Вставка ► Разрыв ► группа переключателей Новый раздел. В режиме отображения непечатаемых символов разрыв раздела обозначается двойной пунктирной линией с надписью Разрыв раздела и уточнением в скобках его вида, например Разрыв раздела (с новой страницы). Можно выбрать следующие виды разрыва раздела:
- на текущей странице,
- с новой страницы,
- с четной страницы,
- с нечетной страницы.
Символ «разрыв раздела» может располагаться в конце последней строки абзаца или в пустом абзаце.
Во время работы над документом в справочной строке отображается номер раздела, в котором находится в данный момент курсор.
Чаще всего документ разбивается на разделы, если у каких- либо страниц надо изменить ориентацию. Это может понадобиться, если вы хотите поместить в документ большой рисунок, не помещающийся в ширину на страницу, или таблицу с большим количеством столбцов. Пример документа с разделами приведен на рис. 2.23. В нем для раздела 2 установлена другая ориентация страницы.
Рис. 2.23. Документ с разделами
Задание 2.20. Разбиение документа на разделы
Создайте в документе три раздела с разными установками параметров страницы.
Технология работы
1. Откройте документ Макет 1.
2. Установите курсор на четвертой странице.
3. Выполните команду Вставка ► Разрыв ► Новый раздел со следующей страницы.
4. Посмотрите результат. Найдите непечатаемый символ «разрыв страницы».
5. Вставьте новый раздел после седьмой страницы. Документ имеет три раздела.
6. Определите по строке состояния (см. рис. 2.1), сколько страниц относится к каждому разделу.
7. Щелкните внутри второго раздела.
8. В диалоговом окне установите альбомную ориентацию страницы, значения полей: верхнее — 2 см, нижнее — 1 см, левое — 2 см, правое — 1,5 см. Такие значения установлены с учетом того, что при брошюровке все страницы будут сложены одинаково.
9. В поле Применить выберите значение к текущему разделу.
10. Выберите команду Файл ► Предварительный просмотр и посмотрите документ в масштабе 10 %.
11. Разбейте документы Макет 2 и Макет 3 на три раздела. Установите в обоих документах альбомную ориентацию для второго раздела.
Задание 2.21. Многоколоночный текст
Разбиение документа на разделы осуществляется автоматически при вставке в документ многоколоночного текста.
Обычно текст в документе располагается в одну колонку по ширине страницы. Однако есть возможность расположить текст в две, три и более колонок. Текст с узкими колонками применяется, например, в газетной и журнальной верстке.
Текст, оформленный колонками, будет автоматически выделен в отдельный раздел символами «разрыв раздела». Текст равномерно распределится так, чтобы высота всех колонок была одинаковой. Если необходимо другое распределение текста по колонкам, то можно вставить непечатаемый символ «разрыв колонки» (команда Вставка ► Разрыв ► Начать новую колонку).
При обратном преобразовании многоколоночного текста в одну колонку символы разрыва раздела и разрыва колонки не удаляются автоматически.
Для быстрого создания колонок одинаковой ширины можно использовать кнопку на панели инструментов Стандартная.
Примените к части текста документа двухколоночное форматирование.
1. Откройте текстовый документ по указанию преподавателя. По строке состояния определите, сколько разделов содержит документ.
2. Выделите в средней части документа фрагмент текста, который следует разбить на колонки.
3. Выполните команду Формат ► Колонки.
4. Задайте количество колонок, например две колонки, ширину, расстояние между колонками и другие параметры (рис. 2.24).
Рис. 2.24. Параметры колонок
5. В поле Применить установите значение к выделенному тексту.
6. Щелкните на кнопке ОК.
7. По строке состояния определите, сколько разделов теперь содержит документ. Найдите непечатаемые символы «разрыв раздела» перед двухколоночным текстом и после него.
8. Удалите символ «разрыв раздела» после двухколоночного текста. Весь текст станет одноколоночным. Отмените изменение.
9. Удалите символ «разрыв раздела» перед двухколоночным текстом. Объясните, что произошло. Отмените изменение.
Колонтитулы
Колонтитулами называют надписи, расположенные в верхней или нижней части страницы. В колонтитуле размещается текст и/или рисунок, который будет повторяться внизу или вверху каждой страницы документа. Это может быть номер страницы, дата печати документа, эмблема организации, название документа, имя файла, фамилия автора и т. п.
Различают следующие виды колонтитулов: верхний, нижний, на первой странице, на четной странице, на нечетной странице. Колонтитул может размещаться частично или полностью в верхнем или нижнем поле.
Установки, касающиеся колонтитулов, можно применить к текущему разделу или ко всему документу.
В разных разделах документа колонтитулы могут различаться, но могут быть и одинаковыми. В художественных книгах, например, колонтитул на четной странице обычно содержит название произведения, а на нечетной — имя автора. Если книга представляет собой сборник произведений нескольких авторов, то каждое произведение надо выделить в отдельный раздел. Затем в каждом разделе установить в колонтитулах четных страниц название произведения, а в остальных — имя автора.
В учебных изданиях в четный колонтитул помещают название главы, а в нечетный — название темы.
В многостраничных документах колонтитул (верхний или нижний) обязательно включает номер страницы.
При расстановке колонтитулов необходимо помнить, что колонтитулы не ставятся на титульных листах, на страницах, где расположены иллюстрации без текста, на отдельных страницах с альбомной ориентацией, на последнем листе с выходными данными издания. Кроме того, верхний и нижний колонтитулы пропускаются соответственно на первой и последней странице крупного раздела.
На первой странице документа можно либо не использовать колонтитул вообще, либо создать уникальный колонтитул для первой страницы документа или первой страницы каждого раздела в документе.
Чтобы открыть область колонтитула, надо выбрать команду Вид ► Колонтитулы. Одновременно активизируются области и верхнего, и нижнего колонтитулов, и открывается панель Колонтитулы (рис. 2.25). С помощью данной панели можно переключаться между нижним и верхним колонтитулами, переходить к колонтитулу предыдущего или следующего раздела. Колонтитул представляет собой текстовую область, в которую помещается текст или изображение. На линейке отображаются маркеры абзацных отступов, а также символы табуляции. Область колонтитула окружена пунктирной линией и содержит справочную информацию, в которой указаны вид колонтитула и номер текущего раздела.
Рис. 2.25. Работа с колонтитулом
Текст колонтитула, по возможности, не должен занимать более одной строки.
Колонтитул может содержать несколько информационных элементов, расположенных слева, в центре и справа на строке. Например, слева можно разместить небольшой рисунок, в центре — название темы, справа — номер страницы. Для этого на линейке в колонтитуле установлены по умолчанию маркеры табуляции «по центру» и «по правому краю» (см. рис. 2.25).
Как правило, после создания колонтитула первого раздела он автоматически повторяется во всех остальных разделах. Об этом сигнализирует кнопка Как в предыдущем на панели Колонтитулы. Чтобы текст в колонтитуле следующего раздела отличался от предыдущего, надо отключить эту кнопку.
Задание 2.22. Создание колонтитулов
Создайте макеты документов, имеющих разные колонтитулы в нескольких разделах.
Технология работы
1. Откройте документ Макет 1.
2. Выполните команду Файл ► Параметры страницы.
3. На вкладке Источник бумаги установите флажок Различать колонтитулы четных и нечетных страниц. В поле Применить установите значение ко всему документу.
4. Выполните команду Вид ► Колонтитулы.
5. Найдите область верхнего колонтитула нечетной страницы. Напишите в колонтитуле нечетной страницы имя документа — Макет 1.
6. В области нижнего колонтитула четной страницы нажмите клавишу Tab и напишите в середине строки свою фамилию.
7. Закройте панель работы с колонтитулом. Просмотрите документ. Найдите повторяющийся текст в колонтитулах.
8. Откройте документ Макет 2.
9. В области нижнего колонтитула напишите свою фамилию. Посмотрите результат — фамилия повторяется на каждой странице.
10. В окне Параметры страницы установите флажки Различать колонтитулы четных и нечетных страниц, Различать колонтитул первой страницы. В поле Применить установите значение ко всему документу.
11. В первом разделе в области верхнего колонтитула первой страницы напишите «Содержание главы 1», в области колонтитула нечетной страницы — «Глава 1», в области колонтитула четной страницы поместите графический символ шрифта Webdings.
12. Во втором разделе в области верхнего колонтитула первой страницы на панели Колонтитулы отключите режим Как в предыдущем и напишите текст «Содержание главы 2».
13. Аналогичным образом отключите режим Как в предыдущем для верхних колонтитулов четной и нечетной страниц. В области верхнего колонтитула нечетной страницы напишите «Глава 2», в области верхнего колонтитула четной страницы поместите другой графический символ шрифта Webdings.
14. В третьем разделе отключите режим Как в предыдущем в области верхних колонтитулов и введите тексты «Содержание главы 3», «Глава 3», графический символ, как в предыдущих разделах.
Контрольные вопросы и задания
1. Почему нельзя для перехода на новую страницу вставить до конца текущей страницы пустые абзацы?
2. Посмотрите несколько изданий различного назначения. Определите формат бумаги, размеры полей.
3. Посмотрите несколько изданий с колонтитулами. Ответьте на вопросы:
- Разбит ли текст на разделы?
- Установлены ли параметры различения колонтитулов четных и нечетных страниц, первой страницы?
- Какая информация помещена в колонтитулы?
4. При брошюровке документа все страницы и с книжной, и с альбомной ориентацией складываются одинаково. Какие поля на странице с альбомной ориентацией соответствуют верхнему, нижнему, левому и правому полю страниц с книжной ориентацией?
