Урок 33
Автоматизация форматирования

Изучив эту тему, вы узнаете:

- возможности среды Word по автоматизации операций форматирования документа;
- что такое стилевое форматирование;
- как создавать и применять стили при форматировании многостраничного документа;
- как создавать оглавление в документе;
- какие существуют способы автоматической нумерации рисунков и таблиц;
- что такое перекрестная ссылка и зачем она используется.

Задание 3.19. Перекрестные ссылки на список литературы

В научные тексты — книги, статьи, рефераты, курсовые и дипломные работы, отчеты — обязательно включается список источников информации по теме данной работы. В качестве источников могут выступать и печатные издания, и интернет-сайты. Для печатного издания указывают автора, полное название, город, место и год издания, количество страниц. Для интернет-источников указывают адрес, автора и название опубликованной на сайте работы. Как правило, список литературы помещают в конце документа в виде нумерованного списка.

При составлении многостраничного документа необходимо ссылаться по тексту на источники информации. Как правило, ссылка на тот или иной источник указывается в виде номера по списку в квадратных скобках, например [12]. Такой номер является своего рода перекрестной ссылкой на соответствующий пункт в списке.

Создайте в многостраничном документе перекрестные ссылки на источники.

Технология работы

1. Оформите список источников в виде нумерованного списка.

2. Щелкните мышью в том месте, где необходимо вставить ссылку. Напечатайте квадратные скобки.

3. Щелкните внутри квадратных скобок и откройте окно создания перекрестной ссылки.

4. Выберите тип ссылки Абзац (см. рис. 3.14). В поле Вставить ссылку на установите значение Номер абзаца.

Задание 3.20. Обновление автоматически созданных полей

Оглавление, автоматические номера рисунков и таблиц, перекрестные ссылки являются примерами автоматически создаваемых полей в документе. При щелчке на автоматически созданном поле оно выделяется серым цветом. Ничего изменять вручную в таком поле нельзя.

При работе над документом приходится иногда менять заголовки текста, удалять или вставлять новые рисунки, таблицы, а также создавать перекрестные ссылки на объекты. При всех изменениях необходимо обновлять автоматически созданные поля.

Обновлять можно или конкретное поле, или весь документ целиком.

Если после обновления в документе вместо некоторой ссылки выводится сообщение Ошибка! Источник ссылки не найден, это означает, что объект, на который указывает ссылка, был удален из документа.

Сделайте изменения в документе, содержащем автоматически созданные поля, и обновите их.

Технология работы

1. Сделайте изменения в заголовках.

2. Удалите некоторые рисунки.

3. Переставьте местами некоторые пункты списка источников.

4. Переставьте местами некоторые рисунки.

5. Добавьте новые заголовки.

6. Чтобы обновить одно автоматически созданное поле (например, оглавление) щелкните на нем правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Обновить поле.

7. Чтобы обновить весь документ целиком:
♦ выполните команду Правка ► Выделить все;
♦ щелкните правой кнопкой мыши в области выделения;
♦ в контекстном меню выберите команду Обновить поле. Проследите за всеми сделанными обновлениями.

8. Найдите ссылки на несуществующие объекты и удалите их.

Сортировка

Сортировка — это упорядочивание объектов по некоторому признаку. Сортировка — еще один инструмент автоматизации обработки текста.

Сортировка нужна, например, для расположения фамилий в списке или в таблице по алфавиту, для расположения числовой информации в таблицах в порядке возрастания. При оформлении списка источников также необходимо располагать их в алфавитном порядке.

Чтобы расставить пункты списка в алфавитном порядке, используется инструмент автоматической сортировки абзацев. Можно выполнять сортировку текста, чисел, дат и других объектов. Существует два вида сортировки: по возрастанию и по убыванию. Сортировка текста по возрастанию означает расположение абзацев в алфавитном порядке от А до Я.

Чтобы выполнить сортировку, надо выделить список и выполнить команду Таблица ► Сортировка. Если в процессе работы над документом список будет пополняться, то новые позиции можно дописывать в конце списка, а затем снова применять инструмент сортировки.

Сортировать можно как нумерованные, так и ненумерованные абзацы.

Инструмент сортировки располагается в меню Таблица, так как чаще всего приходится выполнять сортировку именно в табличной структуре.

Задание 3.21. Сортировка списка источников

Проведите эксперимент. Выполните сортировку списка источников (не менее 10 позиций) в документе сначала вручную, путем перестановки отдельных абзацев, а затем с помощью инструмента автоматической сортировки. Во сколько раз быстрее выполняется автоматическая сортировка?

Технология работы

1. Создайте две копии списка источников.

2. Определите, сколько времени вам понадобится на сортировку первой копии списка, если выполнять ее вручную.

3. Выполните автоматическую сортировку второй копии списка:

♦ выделите список;
♦ выполните команду Таблица ► Сортировка;
♦ в открывшемся диалоговом окне вам будет предложено отсортировать абзацы по возрастанию; здесь ничего менять не надо;
♦ щелкните на кнопке ОК.

Посмотрите результаты. Сколько времени заняла эта операция?

4. Добавьте к списку еще несколько источников и вновь отсортируйте его.

Задание 3.22. Сортировка в таблице

1. Создайте таблицу по образцу:

Список учеников

2. Отсортируйте фамилии по алфавиту.

3. Отсортируйте столбец «Дата рождения» по возрастанию.

Контрольные вопросы и задания

1. Какие виды стилей можно создавать в среде Word?

2. В чем состоят преимущества стилевого форматирования больших документов?

3. Как отключить нумерацию на отдельных страницах?

4. Как на панели Стили и форматирование определить, какие фрагменты оформлены стилями, а какие ручным форматированием?