Урок 43
Система управления базами данных Access
Изучив эту тему, вы узнаете и повторите:
- в чем состоит назначение СУБД;
- инструменты СУБД Access для создания таблиц;
- инструменты СУБД Access для управления видом представления данных;
- инструменты СУБД Access для обработки данных;
- инструменты СУБД Access для вывода данных.
Инструменты СУБД для обработки данных
Основными инструментами обработки данных являются сортировка, фильтр и запрос.
Сортировка — это упорядочение данных по некоторому признаку. Сортировка способствует быстрому и эффективному просмотру данных. Существует два вида сортировки — по возрастанию и по убыванию. Для числовых полей возрастание или убывание означает ранжирование по значению, а для текстовых — упорядочивание по алфавиту.
Если поле содержит повторяющиеся значения, то при сортировке записи разбиваются на группы с одинаковыми значениями. Так, например, если провести сортировку по полю Пол, то все записи разделятся на две большие группы — мужчин и женщин. Такой вид сортировки называется группировкой записей.
В СУБД Access сортировка осуществляется только по одному полю. Каждая новая сортировка отменяет результаты предыдущей.
Иногда возникает необходимость отсортировать записи одновременно по нескольким полям. Это можно сделать в том случае, если в некоторых полях встречаются одинаковые значения. Например, в таблице Исполнители (см. табл. 4.3) сгруппировать исполнителей по странам и затем каждую группу отсортировать по алфавиту. В этом случае надо использовать инструмент расширенного фильтра или запроса, о которых будет сказано ниже.
Другим способом обработки данных является фильтрация, которая связана с разработкой различных критериев поиска и отбора данных. Функция поиска и отбора является наиболее важной при формировании информационных моделей данных для конкретных пользователей. Выбор из базы данных тех записей, которые удовлетворяют требованиям пользователя, осуществляется с помощью фильтров. Фильтр — это условие, по которому производится поиск и отбор записей. Фильтрация позволяет взглянуть на объекты с разных сторон, отбросив лишнюю, не представляющую интереса для данного случая информацию. Фильтр, в соответствии со своим названием, «пропускает» записи, соответствующие требованиям, и «задерживает» (прячет) остальные.
Для задания фильтра используется команда Записи ► Фильтр, которая предлагает несколько видов фильтров:
♦ фильтр «по выделенному»,
♦ фильтр «исключить выделенное»,
♦ расширенный фильтр.
Фильтр «по выделенному» позволяет отобрать из базы данных записи, содержащие выделенный фрагмент. Фильтр «исключить выделенное» выполняет противоположное действие, то есть исключает такие записи. Расширенный фильтр позволяет задать более сложные условия отбора информации, а также сортировку по нескольким параметрам. Все виды фильтров можно применять как ко всей базе данных, так и к уже отобранным по некоторому критерию записям.
Следует отметить, что указанные виды фильтрации можно применять только в пределах одной таблицы базы данных. Каждый новый фильтр применяется либо к уже отобранным записям, либо ко всем данным таблицы. Чтобы применить новый фильтр ко всей таблице, надо отменить предыдущий.
Запрос соединяет в себе возможности, предоставляемые сортировкой и фильтрацией. Он особенно удобен тем, что позволяет сохранить критерии отбора и сортировки с некоторым именем, чтобы не задавать их каждый раз заново. Это мощное средство обработки данных. Оно позволяет отбирать данные не только из одной таблицы, но и из нескольких таблиц сразу. Кроме того, запрос позволяет создать так называемые вычисляемые поля, в которых производится преобразование данных в другой вид при помощи формул. Например, в запросе можно создать новое поле Возрасту в котором по дате рождения вычисляется возраст человека.
Запрос — это объект базы данных, который позволяет производить основные операции по обработке данных: сортировку, фильтрацию, объединение данных из разных источников, преобразование данных — и сохранять результаты с некоторым именем, чтобы в дальнейшем использовать их по мере необходимости.
Для создания запроса предусмотрены два способа: с помощью мастера или с помощью конструктора. Запрос, как и таблица, имеет поля, которые либо совпадают с полями имеющихся таблиц, либо вычисляются по формулам. Помимо этого, для каждого поля может быть назначена сортировка и условие отбора.
Все критерии запроса описываются на специальном бланке запроса (рис. 4.17). В верхнюю часть бланка вставляются таблицы, из которых отбираются данные, а в нижней части задается описание операций обработки.
Рис. 4.17. Бланк запроса
Инструменты для вывода данных
Одним из преимуществ компьютерных информационных моделей является возможность создания различных форм представления выходной информации, называемых отчетами. В них включаются поля из таблиц и запросов, а также вычисляемые поля. Удобство компьютерных отчетов заключается в том, что они позволяют сгруппировать информацию по заданным признакам, ввести итоговые поля подсчета записей по группам и по всей базе.
Отчет является удобной формой представления информации для вывода на печать.
Наиболее удобно создавать отчет с помощью мастера, а корректировать в режиме конструктора.
Контрольные вопросы и задания
1. В чем состоит назначение системы управления базой данных?
2. Какие требования предъявляются к базе данных?
3. Для какой модели данных используется СУБД Access?
4. Какие можно выделить этапы при работе в СУБД Access?
5. В чем состоит назначение инструментов для создания таблиц? Расскажите о них.
6. Как задается характеристика типов данных?
7. Что такое редактирование таблицы?
8. В чем состоит назначение инструментов для управления видом представления данных? Расскажите о них.
9. Для чего используется форма?
10. В чем назначение конструктора форм?
11. В чем состоит назначение инструментов для обработки данных? Расскажите о них.
12. Как реализуется сортировка данных?
13. Что такое фильтр? Какие виды фильтров используются?
14. Что такое запрос?
15. Какие используются способы создания запросов?
16. В чем состоит назначение инструментов для вывода данных? Расскажите о них.
17. В чем состоит назначение отчета?
